Verfahrensdokumentation / GoBD

Verfahrensdokumentation / GoBD


Eine Verfahrensdokumentation soll für Ihr Unternehmen beschreiben:

  • Wie sind die betrieblichen Abläufe und Prozesse strukturiert?
  • Wie werden (elektronische) Belege empfangen und erfasst?
  • Wie werden (elektronische) Belege verarbeitet und archiviert?

Die Verfahrensdokumentation muss dabei detailliert die realen Zustände wiedergeben und regelmäßig aktualisiert werden. Ebenso ist eine Versionierung vorzunehmen, so dass jederzeit nachvollziehbar ist, welche Inhalte zu einem bestimmten Zeitpunkt Gültigkeit hatten.

Die Notwendigkeit zum Führen einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den GoBD: GoBD ist die Abkürzung für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese wurden im Schreiben des Bundesfinanzministeriums 2014 neu definiert (BMF - 14.11.2014). Neu, denn es gab schon zuvor Grundsätze und Regelungen in den GoBS und GDPdU. In den GoBD wurden diese nun an die Entwicklungen unseres digitalen Zeitalters angepasst.

Die Finanzverwaltung äußert sich in den GoBD ausführlich zu den allgemeinen Anforderungen an die Führung von Büchern, Aufbewahrungspflichten, Beleg- und Datensicherung, den von Unternehmen einzurichtenden Kontrollsystemen, den Möglichkeiten der Finanzverwaltung beim Datenzugriff, sowie zur Verfahrensdokumentation.








Im Kern geht es darum, dass alle Geschäftsvorfälle vorschriftsgemäß erfasst, gebucht, bearbeitet und archiviert werden. Aber ebenso wichtig ist, dass die Voraussetzungen für die Finanzbehörden geschaffen werden, jederzeit und vollumfänglich auf die zu prüfenden besteuerungsrelevanten Daten zugreifen zu können. Ein besonderes Augenmerk gilt hierbei den elektronischen Aufzeichnungen der Barerlöse.

Die GoBD gelten für alle nach dem 31.12.2014 beginnenden Veranlagungszeiträume. Damit besteht die Möglichkeit, dass im Rahmen einer Betriebsprüfung für die Jahre ab 2015 eine Verfahrensdokumentation vom Finanzamt angefordert wird.

Wie sieht es bei Ihnen aus? Arbeiten Sie bereits GoBD-konform?

Wir helfen Ihnen gerne dabei und prüfen individuell Ihre Notwendigkeiten! Für Ihre Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.


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